Personvernerklæring for Atlantis Utvekslings deltagere på Frivillig Arbeid og Studentpraksis i utlandet

Vi ber deg lese personvernerklæringen nøye før du melder deg på ett av våre programmer.

Behandlingsansvarlig

Atlantis Utveksling ved daglig leder er behandlingsansvarlig for selskapets behandling av personopplysninger. Daglig leder har delegert det daglige ansvaret for behandling av personopplysninger til ansvarlig rådgiver på hvert program.

Personopplysninger som lagres

Vi lagrer følgende opplysninger:

  • Navn
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • E-postadresse
  • Kjønn
  • Fødselsdato
  • Navn, telefonnummer og e-post til din nødkontakt
  • Krav til spesialdiett
  • Opplysninger om allergier
  • Helseutfordringer
  • Om du røyker
  • Motivasjon for å jobbe frivillig

I etterkant av det innsendte skjemaet fra nett, vil vi innhente følgende personopplysninger:

  • Kopi av gyldig ID/pass (for å bekrefte at rett fødselsår er oppgitt).
  • Politiattest (for deltagere som skal jobbe med barn eller sårbare grupper)
  • Kopi av flybillett
  • Samtykkeerklæring, signert dokument «Vilkår og progrogrambetingelser»
  • Registrering av løpende oppfølging som er relevant for samarbeidet; herunder utfordringer og problemsaker, advarsler, oppsigelser, evalueringsskjema
  • Kjøpshistorikk
  • Fakturakopier

Formål med behandlingen

  • Vi innhenter opplysningene for å kunne oppfylle avtale om å være frivillig.
  • Vi har behov for de innsamlede opplysninger for å vurdere om du kan aksepteres som Atlantis-frivillig.
  • Opplysningene overføres våre utenlandske samarbeidsorganisasjoner som videreformidler noe av informasjonen til arbeidsstedet, vertsfamilien, frivillighuset, lokale myndigheter.
  • Vi benytter opplysningene for å kunne gi deg informasjon, tilbud og oppfølging i forbindelse med din påmelding som frivillig, henvendelse om møte med rådgiver eller forespørsel om mer informasjon.
  • Vi benytter kjøpshistorikk og adferdsmønster på nettsiden til å kunne gi anbefalinger og informasjon som er tilpasset hver enkelt bruker. Vi annonserer på Facebook hvor vi tilpasser informasjonen til spesifikke kundegrupper, for eksempel informasjon om nye programdestinasjoner, nye programmer, tilbakemeldinger fra tidligere deltagere etc.

Grunnlaget for behandlingen

Vi behandler opplysningene for å kunne gjennomføre våre forpliktelser etter avtale om deltakelse i programmet samt med grunnlag i samtykke fra signert samtykkeerklæring. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningens artikkel 6 (1) a og b.

Et vilkår for å bli frivillig gjennom Atlantis Utveksling er at alle dokumenter vi etterspør sendes inn, og at vi får tillatelse til å dele denne informasjonen med tredjeparter, nemlig våre samarbeidsorganisasjoner i utlandet, lokale myndigheter, vertsfamilier, arbeidssted.

Innhenting av personopplysninger

Vi lagrer de personopplysningene du har avgitt på våre nettsider eller avgitt til våre ansatte i forbindelse med din påmelding på programmet, påmelding til møte med rådgiver eller forespørsel om mer informasjon.

Informasjonskapsler (Cookies)

Vi bruker informasjonskapsler/cookies på våre nettsider for å gi deg som besøker siden best kundeopplevelse og service. Lov om elektronisk kommunikasjon krever at vi informerer våre besøkende om bruk av informasjonskapsler (cookies).

Anonymitet

Bruk av Atlantis Utvekslings hjemmeside, www.atlantis.no, er fullstendig anonym. Det registreres ingen data som kan brukes til å identifisere deg, med mindre du for eksempel selv fyller ut et av skjemaene på nettsiden vår. Ingen data videresendes til tredjepart, med mindre du har godtatt dette ved innsendelsen av skjema. Ingen data selges til tredjepart.

Cookies generelt

En informasjonskapsel – såkalt cookie – er en liten tekstfil som lastes ned og lagres på brukerens datamaskin når nettsiden åpnes. Informasjonskapselen brukes for eksempel til å lagre innloggingsdetaljer eller registrere hvor brukeren beveger seg på sidene. Det gjør at vi bedre kan tilpasse sidene for hver enkelt bruker. Det er ingen personlige opplysninger i en cookie, og den kan ikke brukes til å samle inn personlige opplysninger.

Hva bruker Atlantis Utveksling cookies til?

Atlantis Utveksling logger anonymt informasjon om besøk på vår nettside. Informasjonen blir samlet inn for å registrere antall besøk, gjennomsnittstiden per besøk, hvilke sider som blir besøkt og lignende. Vi bruker denne informasjonen til å analysere bruken av våre nettsider og for å forbedre kvaliteten på disse. Informasjonen inneholder ikke personidentifiserbare opplysninger. Til denne målingen brukes cookies og script fra analyseverktøyet Google Analytics. Cookies benyttes på de fleste nettsider, og er små tekstfiler som lagres av nettleseren (Firefox, Safari, Internet Explorer, Google Chrome eller annet) på din datamaskin, nettbrett eller mobiltelefon. Hvis du vil nekte oss i å bruke disse anonyme besøksdataene, kan du bruke denne linken. Merk at du må gjenta operasjonen dersom du går inn på nettsiden fra en annen datamaskin, eller sletter informasjonskapsler i nettleseren du benytter. Mer informasjon om ditt personvern og bruk av Google Analytics finner du her.

Atlantis Utveksling bruker noen nettsider (f.eks. Google, Facebook osv.) for å annonsere for våre programmer. Til dette formålet bruker vi noen ganger remarketing, noe som innebærer at våre annonser kan vises på andre nettsider du besøker fordi du tidligere har besøkt vår nettside. Dette er tidsbegrenset basert på ditt siste besøk på vår nettside, og kan velges bort ved å gå til https://myaccount.google.com

Slik slår du av bruk av informasjonskapsler i nettleseren

Du kan slå av lagring av informasjonskapsler (cookies) på din datamaskin ved å velge innstillinger for dette i nettleseren.

Vær oppmerksom på at ved å slå av informasjonskapsler, kan det føre til at du ikke vil kunne bruke alle funksjoner på nettsidene. Da informasjonskapsler alltid befinner seg hos deg som kunde, vil du alltid kunne se, endre eller slette dine informasjonskapsler.

Om du ikke ønsker å motta informasjonskapsler fra www.atlantis.no kan du i de fleste nyere nettlesere velge avanserte cookieinnstillinger under internettinnstillinger, og legge til dette domenet til listen over nettsider du ønsker å blokkere cookies fra. Her kan du i tillegg slette individuelle eller alle informasjonskapsler som nettleseren din har lagret.

Cookies Atlantis Utveksling benytter

www.atlantis.no inneholder to typer cookies: session cookies som er tilknyttet Google og cookies for statistikk som er tilknyttet Sharethis.

WordPress bruker cookies for å bekrefte hvem du er. Innholdet i cookies fra WordPress er kryptert («hashet») med matematisk formel, slik at ditt brukernavn og passord aldri lagres i ren tekst.

Besøkende som ikke er logget inn får ingen cookies lagret på sin maskin ved normal bruk.

Når besøkende legger til en kommentar på et innlegg på Atlantis Utvekslings’ side, vil de få lagret tre cookies på sin maskin. Disse tre lagrer informasjonen besøkende oppga så de slipper å skrive dette på nytt når de skriver en ny kommentar på siden din. Cookies som lagres når noen kommenterer, er comment_author_<hash>, comment_author_email_<hash>, og comment_author_url_<hash>.

Utløpsdatoen på disse tre er litt under ett år fra da de ble opprettet.

Utlevering av opplysninger til tredjeparter

Vi overfører opplysningene til tredjeparter med grunnlag i ditt samtykke.

For å kunne oppfylle våre forpliktelser etter avtalen utleveres nødvendige opplysninger til våre utenlandske samarbeidsorganisasjoner som tar imot frivillige. Opplysningene benyttes av samarbeidsorganisasjonene for å vurdere om du kan aksepteres som frivillig, og som et utgangspunkt for å finne rett prosjektplassering og bosted.

De oversendte opplysningene om deg oppbevares av samarbeidsorganisasjonen mens du deltar på programmet. Det er sikkerhetsmessige grunner til dette. Samarbeidsorganisasjonen har behov for å kunne vite hvor du befinner deg, og å ha mulighet til å komme i kontakt med deg i krisetilfeller der e-post eller telefon ikke er tilstrekkelig.

Opplysninger om deg vil også utleveres til regnskapsfører som registrerer kjøpshistorikk og følger opp de økonomiske forhold. Kontaktdetaljer og kjøpshistorikk vil også være tilgjengelig for revisor som har innsynsrett i alle økonomiske forhold vedrørende virksomheten. IT selskapet Digisys drifter IT systemet for Atlantis Utveksling og behandling av personopplysninger reguleres i egen databehandleravtale.

Sletting av personopplysninger

Ditt navn, kundenummer, program og deltagerperiode lagres i hele Atlantis Utvekslings levetid. Grunnlaget for lagring er en berettiget interesse i å kunne dokumentere deltakelse. All annen personlig informasjon og kontaktinformasjon slettes inntil 2 år etter avsluttet opphold. Du kan når som helst, etter at du har avsluttet din deltagelse på våre programmer, sende oss en skriftlig henvendelse og be om at informasjonen om deg slettes.

Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i inntil 5 år, i henhold til lovens krav.

Informasjon om alvorlige saker, kontraktsbrudd eller mislighold vil oppbevares i ytterligere 5 år.

Grunnlaget for lagring er berettiget interesse. Vi beholder slik informasjon lenger for å ivareta fremtidige brukere av den lokale samarbeidsorganisasjonens institusjoner, deres vertsfamilier og andre frivilliges sikkerhet samt mulige rettslige etterspill

Rettigheter for den registrerte

Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og gjeldende forskrifter. Det gjøres oppmerksom på at du kan kreve innsyn i og flytting av egne personopplysninger, samt kreve retting eller sletting av opplysninger.

Det kan klages til Datatilsynet på behandling i strid med reglene.

Personvernombud

Vår virksomhet behandler ikke personopplysninger i et slik omfang at vi er forpliktet til å ha et personvernombud. Daglig leder påser at personopplysningslovens regler om behandling av personopplysninger overholdes. Programrådgivere er ansvarlig for at virksomhetens prosedyrer følges på de ulike programmene.

Informasjonssikkerhet

Vi sikrer personopplysninger ved både fysisk og virtuell adgangs- og tilgangskontroll.

Alle ansatte har tilgang til vertsmappene. Ansatte hos Atlantis Utveksling har signert taushetserklæring. Det er passordbeskyttelse på hver PC for å hindre at uvedkommende får tilgang. Fysiske dokumenter oppbevares i låsbare skap og nøkler er innelåst i nøkkelskap med kode.

Kontaktinformasjon

Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert, retting og sletting kan sende skriftlig til følgende adresser, eller ved å bruke skjema på nettsiden vår.

julie@atlantis.no

Atlantis Utveksling
V/ Daglig leder Julie Hart

Skippergata 9
0152 Oslo