Personvernerklæring for Atlantis Utvekslings vertsfamilier på programmet Praktikant i Landbruket (Norway Trainee)

Vi ber deg lese personvernerklæringen nøye før du melder deg på våre programmer.

Behandlingsansvarlig

Atlantis Utveksling ved daglig leder er behandlingsansvarlig for selskapets behandling av personopplysninger. Daglig leder har delegert det daglige ansvaret for behandling av personopplysninger til ansvarlig rådgiver på hvert program.

Personopplysninger som lagres

Vi lagrer følgende opplysninger

  • Søknadsskjema med opplysninger om navn, kjønn, fødselsår, adresse, telefonnummer, e-postadresse, eventuell partner og barns fødselsår, bilder av bosted, beskrivelse av virksomheten, opplæringsprogram, språkkunnskaper og samtykkeerklæring
  • Kontrakt med invitasjon av Landbrukspraktikanten
  • Registrering av løpende oppfølging som er relevant for samarbeidet; herunder utfordringer og problemsaker, advarsler, oppsigelser, gode tilbakemeldinger
  • Kjøpshistorikk
  • Fakturakopier

 Formål med behandlingen

  • Vi innhenter opplysningene for å kunne oppfylle avtale om å være vertsfamilie.
  • Vi har behov for de innsamlede opplysninger for å vurdere om dere kan aksepteres som Atlantis-vertsfamilie for utenlandske Landbrukspraktikanter.
  • Opplysningene overføres Atlantis Utvekslings utenlandske samarbeidsorganisasjoner og- universiteter som videreformidler informasjonen til sine Landbrukspraktikanter.
  • Vi benytter opplysningene for å kunne gi dere informasjon, tilbud og oppfølging i forbindelse med deres påmelding som vertsfamilie.
  • Vi benytter opplysningene til oppfølging etter at Landbrukspraktikanten har avsluttet sitt opphold hos dere. Vi vil sende informasjon om relevante programmer, samt tilgjengelige Landbrukspraktikanter, dersom dere fremdeles har et aktivt kundeforhold hos oss.
  • Vi benytter kjøpshistorikk og adferdsmønster på nettsiden til å kunne gi anbefalinger og informasjon som er tilpasset hver enkelt bruker. Vi annonserer på Facebook hvor vi tilpasser informasjonen til spesifikke kundegrupper, for eksempel informasjon om norskkurs, nye programmer, ledige kandidater etc.

Grunnlaget for behandlingen

Vi behandler opplysningene for å kunne gjennomføre våre forpliktelser etter avtale om deltakelse i programmet samt med grunnlag i samtykke fra signert samtykkeerklæring. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningens artikkel 6 (1) a og b.

Et vilkår for å bli vertsfamilie gjennom Atlantis Utveksling er at alle dokumenter vi etterspør sendes inn, og at vi får tillatelse til å dele denne informasjonen med tredjeparter, nemlig våre samarbeidsorganisasjoner i utlandet og Landbrukspraktikanter som dere ønsker å komme i kontakt med.

Innhenting av personopplysninger

Vi lagrer de personopplysningene du har avgitt på våre nettsider eller avgitt til våre ansatte i forbindelse med din påmelding på programmet, påmelding til møte med rådgiver eller forespørsel om mer informasjon.

Informasjonskapsler (Cookies)

Vi bruker informasjonskapsler/cookies på våre nettsider for å gi deg som besøker siden best kundeopplevelse og service. Lov om elektronisk kommunikasjon krever at vi informerer våre besøkende om bruk av informasjonskapsler (cookies).

Anonymitet

Bruk av Atlantis Utvekslings hjemmeside, www.atlantis.no, er fullstendig anonym. Det registreres ingen data som kan brukes til å identifisere deg, med mindre du for eksempel selv fyller ut et av skjemaene på nettsiden vår. Ingen data videresendes til tredjepart, med mindre du har godtatt dette ved innsendelsen av skjema. Ingen data selges til tredjepart.

Cookies generelt

En informasjonskapsel – såkalt cookie – er en liten tekstfil som lastes ned og lagres på brukerens datamaskin når nettsiden åpnes. Informasjonskapselen brukes for eksempel til å lagre innloggingsdetaljer eller registrere hvor brukeren beveger seg på sidene. Det gjør at vi bedre kan tilpasse sidene for hver enkelt bruker. Det er ingen personlige opplysninger i en cookie, og den kan ikke brukes til å samle inn personlige opplysninger.

Hva bruker Atlantis Utveksling cookies til?

Atlantis Utveksling logger anonymt informasjon om besøk på vår nettside. Informasjonen blir samlet inn for å registrere antall besøk, gjennomsnittstiden per besøk, hvilke sider som blir besøkt og lignende. Vi bruker denne informasjonen til å analysere bruken av våre nettsider og for å forbedre kvaliteten på disse. Informasjonen inneholder ikke personidentifiserbare opplysninger. Til denne målingen brukes cookies og script fra analyseverktøyet Google Analytics. Cookies benyttes på de fleste nettsider, og er små tekstfiler som lagres av nettleseren (Firefox, Safari, Internet Explorer, Google Chrome eller annet) på din datamaskin, nettbrett eller mobiltelefon.

Hvis du vil nekte oss i å bruke disse anonyme besøksdataene, kan du bruke denne linken. Merk at du må gjenta operasjonen dersom du går inn på nettsiden fra en annen datamaskin, eller sletter informasjonskapsler i nettleseren du benytter. Mer informasjon om ditt personvern og bruk av Google Analytics finner du her.

Atlantis Utveksling bruker noen nettsider (f.eks. Google, Facebook osv.) for å annonsere for våre programmer. Til dette formålet bruker vi noen ganger remarketing, noe som innebærer at våre annonser kan vises på andre nettsider du besøker fordi du tidligere har besøkt vår nettside. Dette er tidsbegrenset basert på ditt siste besøk på vår nettside, og kan velges bort ved å gå til https://myaccount.google.com

Slik slår du av bruk av informasjonskapsler i nettleseren

Du kan slå av lagring av informasjonskapsler (cookies) på din datamaskin ved å velge innstillinger for dette i nettleseren.

Vær oppmerksom på at ved å slå av informasjonskapsler, kan det føre til at du ikke vil kunne bruke alle funksjoner på nettsidene. Da informasjonskapsler alltid befinner seg hos deg som kunde, vil du alltid kunne se, endre eller slette dine informasjonskapsler.

Om du ikke ønsker å motta informasjonskapsler fra www.atlantis.no kan du i de fleste nyere nettlesere velge avanserte cookieinnstillinger under internettinnstillinger, og legge til dette domenet til listen over nettsider du ønsker å blokkere cookies fra. Her kan du i tillegg slette individuelle eller alle informasjonskapsler som nettleseren din har lagret.

Cookies vi benytter

www.atlantis.no inneholder to typer cookies: session cookies som er tilknyttet Google og cookies for statistikk som er tilknyttet Sharethis.

WordPress bruker cookies for å bekrefte hvem du er. Innholdet i cookies fra WordPress er kryptert («hashet») med matematisk formel, slik at ditt brukernavn og passord aldri lagres i ren tekst.

Besøkende som ikke er logget inn får ingen cookies lagret på sin maskin ved normal bruk.

Når besøkende legger til en kommentar på et innlegg på Atlantis Utvekslings side, vil de få lagret tre cookies på sin maskin. Disse tre lagrer informasjonen besøkende oppga så de slipper å skrive dette på nytt når de skriver en ny kommentar på siden din. Cookies som lagres når noen kommenterer, er comment_author_<hash>, comment_author_email_<hash>, og comment_author_url_<hash>.

Utløpsdatoen på disse tre er litt under ett år fra da de ble opprettet.

Om du har spørsmål om noe av dette kan du når som helst ta kontakt med oss på julie@atlantis.no eller via postadresse:

Atlantis Utveksling
Skippergata 9
0152 Oslo

Utlevering av opplysninger til tredjeparter

Vi overfører opplysningene til tredjeparter med grunnlag i ditt samtykke.

For å kunne oppfylle våre forpliktelser etter avtalen utleveres nødvendige opplysninger til våre utenlandske samarbeidsorganisasjoner. Disse samarbeidsorganisasjonene er universiteter og/eller sendeorganisasjoner for Landbrukspraktikanter. Vertsprofilen benyttes av universitetet og sendeorganisasjonen og Landbrukspraktikanten for å vurdere om vertsfamilien/plasseringen er aktuell for henne/ham.

Informasjonen oversendes også aktuelle Landbrukspraktikanter som vertsfamilien har ønsket å komme i kontakt med. Det er vår samarbeidspartners ansvar å informere Landbrukspraktikanten dere inviterer ved å signere kontrakt om at profilen deres og annen personlig informasjon om dere skal slettes innen 2 år etter at oppholdet hos dere er avsluttet, med mindre det er lovmessige grunner til at opplysningene må oppbevares lenger, eller dere har avtalt at opplysningene kan oppbevares lenger.

De oversendte opplysningene om vertsfamilien oppbevares av samarbeidsorganisasjonen mens praktikanten deltar på programmet, og inntil 2 år etter at han/hun har avsluttet oppholdet hos dere. Det er sikkerhetsmessige grunner til dette. Samarbeidsorganisasjonen har behov for å kunne vite hvor deltageren befinner seg, og å ha mulighet til å komme i kontakt med sin deltager i krisetilfeller der deltagers e-post eller telefon ikke er tilstrekkelig. Vertsfamiliens kontaktinformasjon vil også være tilgjengelig for praktikantens nærmeste pårørende, av sikkerhetshensyn.

Informasjon om alvorlige saker, kontraktsbrudd eller mislighold vil oppbevares av samarbeidspartner i ytterligere 5 år.

Etter 7 år vil saksinformasjonen slettes, men navn og adresse vil stå registrert på en intern liste over utestengte verter.

Grunnlaget for lagring er berettiget interesse. Samarbeidsorganisasjonen beholder slik informasjon lenger for å ivareta fremtidige deltageres sikkerhet samt mulige rettslige etterspill.

I kontrakt mellom Atlantis Utveksling og samarbeidsorganisasjoner er regulert at samarbeidsorganisasjonen må overholde taushetsplikt samt ha adekvat tilgangskontroll til personopplysningene.

Opplysninger om vertsfamilien vil også utleveres til regnskapsfører som registrerer kjøpshistorikk og følger opp de økonomiske forhold. Kontaktdetaljer og kjøpshistorikk vil også være tilgjengelig for revisor som har innsynsrett i alle økonomiske forhold vedrørende virksomheten. IT selskapet Digisys drifter IT systemet for Atlantis Utveksling og behandling av personopplysninger reguleres i egen databehandleravtale.

Sletting av personopplysninger

Ditt navn, kundenummer, program, deltagerperiode samt Landbrukspraktikantens kundenummer lagres i hele Atlantis Utvekslings levetid. Grunnlaget for lagring er en berettiget interesse i å kunne dokumentere deltakelse. All annen personlig informasjon og kontaktinformasjon slettes inntil 5 år etter avsluttet opphold.

Dere kan når som helst, etter at deltager har avsluttet sitt opphold, og dere ikke lenger har en Atlantis-deltager boende hos dere, sende oss en skriftlig henvendelse og be om at informasjonen om dere slettes.

Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i inntil 5 år, i henhold til lovens krav.

Informasjon om alvorlige saker, kontraktsbrudd eller mislighold vil oppbevares i ytterligere 5 år.

Etter 10 år vil saksinformasjonen slettes, men navn og adresse vil stå registrert på en intern liste over utestengte verter.

Grunnlaget for lagring er berettiget interesse. Vi beholder slik informasjon lenger for å ivareta fremtidige deltageres sikkerhet samt mulige rettslige etterspill.

Rettigheter for den registrerte

Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og gjeldende forskrifter. Det gjøres oppmerksom på at du kan kreve innsyn i og flytting av egne personopplysninger, samt kreve retting eller sletting av opplysninger.

Det kan klages til Datatilsynet på behandling i strid med reglene.

Personvernombud

Vår virksomhet behandler ikke personopplysninger i et slik omfang at vi er forpliktet til å ha et personvernombud. Daglig leder påser at personopplysningslovens regler om behandling av personopplysninger overholdes. Programrådgivere er ansvarlig for at virksomhetens prosedyrer følges på de ulike programmene.

Informasjonssikkerhet

Vi sikrer personopplysninger ved både fysisk og virtuell adgangs- og tilgangskontroll.

Alle ansatte har tilgang til vertsmappene. Ansatte hos Atlantis Utveksling har signert taushetserklæring. Det er passordbeskyttelse på hver PC for å hindre at uvedkommende får tilgang. Fysiske dokumenter oppbevares i låsbare skap og nøkler er innelåst i nøkkelskap med kode.

Kontaktinformasjon

Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert, retting og sletting kan sende skriftlig til følgende adresser, eller ved å bruke skjema på nettsiden vår.

julie@atlantis.no

Atlantis Utveksling
Ved daglig leder Julie Hart

Skippergata 9
0152 Oslo